17/10/2023
Nhân viên phòng là bộ phận có hầu hết mọi công ty, doanh nghiệp. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực.
Nhân viên văn thư, lưu trữ tài liệu
Khi nhắc đến nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ ngay đến đây là người sẽ sử dụng, quản lý trực tiếp các hệ thống tủ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ quan trọng của công ty. Điều này là hoàn toàn không sai, bởi một trong những vị trí quan trọng mà nhân viên văn phòng đảm nhận chính là văn thư và lưu trữ tài liệu.
Công việc cụ thể của nhân viên văn thư tại văn phòng có thể hình dung như sau:
Tiếp nhận văn bản, chứng từ, giấy tờ gửi đến công ty. Sau đó phân loại, gửi đến các phòng ban phụ trách để giải quyết.
Xử lý văn bản, công văn, thông báo và mọi giấy tờ liên quan đến công ty trước khi gửi ra bên ngoài cho khách hàng, đối tác.
Quản lý, sắp xếp, lưu trữ tất cả giấy tờ của công ty trong tủ tài liệu có hệ thống, ngăn nắp, khoa học.
Quản lý và thực hiện in ấn, photocopy tài liệu, hồ sơ theo phân công khi cần thiết.
Nhân viên lễ tân
Lễ tân là vị trí công việc của rất nhiều văn phòng đang tìm kiếm hiện nay. Đây cũng là công việc được nhiều người biết đến khi nói về nhân viên văn phòng.
Cụ thể công việc của nhân viên lễ tân tại doanh nghiệp, công ty sẽ là:
Tiếp nhận điện thoại từ khách hàng, đối tác khi liên hệ đến công ty, chuyển cuộc gọi về bộ phận chuyên trách hoặc ghi nhận thông tin trao đổi ban đầu.
Đón tiếp đối tác, khách hàng khi vừa đến công ty, sảnh đón và mời những vị khách này vào khu vực đón tiếp.
Giải đáp những thắc mắc, thông tin ban đầu cho khách hàng khi đến tòa nhà, công ty. Hướng dẫn và hỗ trợ họ liên hệ các phòng ban, bộ phận chuyên trách.
Hỗ trợ tổ chức, sắp xếp các cuộc họp, hoạt động của công ty theo phân công.
Nhân viên quản lý tài sản và trang thiết bị văn phòng
Nhân viên văn phòng là nghề gì, có liên quan đến quản lý tài sản, thiết bị công ty không? Câu trả lời là có. Vị trí nhân viên quản lý tài sản, thiết bị là công việc đang được nhiều công ty tuyển dụng.
Công việc cụ thể của vị trí này sẽ có thể thay đổi theo yêu cầu của từng công ty. Tuy nhiên về cơ bản sẽ đảm nhận các công việc sau:
Kê khai tài sản, thiết bị hiện có của công ty để kiểm tra, quản lý về chất lượng và số lượng thiết bị.
Dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, nhân viên quản lý tài sản lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị, đồ dùng cho văn phòng. Ví dụ như máy tính, máy in, sổ tay…
Quản lý các tài sản chung của toàn bộ công ty như bàn ghế, tủ kệ, máy móc, văn phòng phẩm…
Một số công việc khác
Ngoài ra nhân viên văn phòng còn làm một vài vị trí công việc khác như:
Quản lý nhân sự và chế độ cho nhân sự tại công ty
Hỗ trợ dự án cho công ty bao gồm việc hoàn thiện các giấy tờ, pháp lý và quản lý kế hoạch theo yêu cầu của ban lãnh đạo
Không chỉ có vậy, hầu như những công việc được làm trực tiếp tại văn phòng ở các công ty đều được gọi chung là nhân viên văn phòng. Như vậy trên thực tế các vị trí như: Thư ký, Trợ lý, Marketing, Lập trình viên… đều có thể gọi là nhân viên văn phòng.
Nhân viên văn phòng nên học những ngành gì?
Nghề nhân viên văn phòng là gì? Nên học ngành gì để có thể đảm nhận vị trí công việc này trong tương lai? Sau đây là một số ngành học mà bạn có thể tham khảo:
Quản trị văn phòng
Ngành học quản trị văn phòng liên quan đến việc giám sát, đánh giá các công việc trong doanh nghiệp. Ngành học này sẽ mang đến kiến thức hữu ích và các nghiệp vụ như: quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu… tại các cơ quan, doanh nghiệp.
Hành chính văn phòng
Ngành hành chính văn phòng là lĩnh vực đào tạo cho người học kiến thức về quản lý, tổ chức các hoạt động, công việc tại văn phòng; Quy trình và kỹ thuật soạn thảo văn bản chuẩn tại cơ quan làm việc…
Đồng thời, nhân sự tốt nghiệp ngành học hành chính văn phòng có nhiều kỹ năng như: sử dụng thành thạo phần mềm, thiết bị văn phòng, quản lý cơ sở vật chất công ty, thu thập và xử lý tài liệu…
Quản trị kinh doanh
Quản trị kinh doanh là ngành học cung cấp kiến thức nền tảng về quản lý, điều hành chung tại công ty. Bao gồm các kỹ năng về quản trị nhân sự, tài chính, marketing…
Kế toán
Ngành học kế toán sẽ giúp bạn đảm nhận vị trí kế toán, kiểm toán, thủ quỹ tại hầu hết mọi doanh nghiệp, cơ quan làm việc. Ngành học này trang bị cho nhân sự kiến thức, kỹ năng về quản lý tài chính, tính toán chi phí, quản lý doanh thu, báo cáo thuế…
Quản trị nhân lực
Công việc của nghề quản trị nhân lực sẽ tập trung vào kỹ năng, kiến thức để đánh giá, tuyển dụng và đào tạo nhân sự tại doanh nghiệp. Công việc cho ngành học này không chỉ giới hạn ở vị trí Tuyển dụng nhân sự, mà khá dễ dàng phát triển, thăng tiến.
Ngành lưu trữ học
Có thể nói sinh viên tốt nghiệp ngành lưu trữ học là vị trí nhân sự sẽ gắn liền với hệ thống tủ tài liệu, giấy tờ tại công ty. Sau khi hoàn thành chương trình học, nhân viên sẽ tự tin đảm nhận các công việc như: quản lý hồ sơ, tài liệu giấy hay văn bản điện tử; pháp chế công tác văn thư lưu trữ, chỉnh lý khoa học tài liệu…
Các kỹ năng cần có của nhân viên của văn phòng
Nhân viên văn phòng cần nhiều kỹ năng khác nhau, dưới đây là một số kỹ năng cần có:
Chuyên môn nghiệp vụ
Về chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn phòng phải có một số kỹ năng về sử dụng phần mềm, thiết bị cơ bản. Cụ thể như thành thạo tin học văn phòng, soạn thảo Word, trình chiếu Powerpoint…, sử dụng máy in, máy fax, máy photocopy…
Chủ động nhanh nhẹn
Hầu như làm công việc nào tại văn phòng, bạn cũng cần có kỹ năng chủ động và nhanh nhẹn. Tác phong nhanh nhẹn, thái độ chủ động tích cực, giúp công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn. '
Tỉ mỉ cẩn thận
Theo đánh giá của nhiều người, công việc văn phòng không quá khó, nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận. Do đó tính cẩn thận, tỉ mỉ cần là một kỹ năng, yêu cầu cho nhân viên văn phòng để tránh rủi ro, mất mát hay nhầm lẫn không đáng có.
Giao tiếp ứng xử tốt
Kỹ năng giao tiếp là yêu cầu quan trọng để bạn đảm nhận tất cả mọi ngành nghề, vị trí công việc hiện nay. Giao tiếp tốt giúp nhân viên văn phòng diễn giải, truyền đạt thông tin hiệu quả đến đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng và đối tác trôi chảy.
Giải quyết vấn đề tốt
Cuối cùng, giải quyết vấn đề là kỹ năng không thể thiếu của nhân viên văn phòng. Nhờ vậy nhân viên khi đứng trước các tình huống phát sinh với khách hàng, đối tác sẽ biết cách ứng xử hợp lý. Đưa ra quyết định khéo léo, thuận tình để không ảnh hưởng đến lợi ích chung.
Chắc hẳn đến đây bạn sẽ không còn thắc mắc “Nhân viên văn phòng là gì? Công việc cụ thể của nhân viên văn phòng là như thế nào?”. Sau khi hiểu rõ về vị trí này, có thể thấy công việc này không hề đơn giản, an nhàn như suy nghĩ của nhiều người. Từ việc quản lý tài sản, lưu trữ hồ sơ trong tủ tài liệu hay giải quyết các vấn đề trong công ty đều cần trang bị kỹ năng, kiến thức. Vì vậy, nếu bạn muốn hướng đến công việc này trong tương lai, hãy chuẩn bị cho mình hành trang ngay từ hôm nay
