10/10/2024
𝐀𝐈𝐋𝐈𝐊𝐄 𝐌𝐄𝐃𝐈𝐀 I NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI LÀM SỰ KIỆN
Mỗi sự kiện đều mang điểm nhấn riêng nhưng vẫn sẽ có những lưu ý chính dành cho mọi chương trình, sự kiện. Hãy cùng AiLike Media khắc ghi 7 điều lưu ý dưới đây:
🔺 Quy mô sự kiện
Quy mô của sự kiện sẽ ảnh hưởng đến khá nhiều yếu tố như: Không gian tổ chức, ngân sách tổ chức, nhân sự,… Vì vậy, bạn nên nghiên cứu và quyết định quy mô sự kiện trước khi tiến hành xây dựng kế hoạch cụ thể.
🔺 Địa điểm tổ chức
Có thể nói, địa điểm là vấn đề hết sức quan trọng khi tổ chức sự kiện. Khi chọn địa điểm, cần quan tâm: Sức chứa cụ thể của không gian, điều kiện giao thông, các dịch vụ đi kèm… Bên cạnh đó, việc chọn không gian trong nhà hay ngoài trời cũng cần phù hợp với các hoạt động của sự kiện.
🔺 Ngày giờ tổ chức
Ngày giờ là vấn đề không thể bỏ qua khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào. Đặc biệt, đây cũng là vấn đề cần đặc biệt lưu ý. Event Planner nên nghiên cứu và lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp với hầu hết các đối tượng khách mời.
🔺 Điều kiện thời tiết
Cân nhắc yếu tố thời tiết sẽ tránh được nhiều rủi ro khi tổ chức sự kiện. Nếu tổ chức sự kiện vào mùa khô, không gian ngoài trời sẽ là một lựa chọn lý tưởng. Tuy nhiên, nếu tổ chức vào mùa mưa thì Planner cần chọn không gian trong nhà kín hoặc có mái che để đảm bảo sự kiện được diễn ra thuận lợi.
🔺 Nhân sự
Sự phối hợp ăn ý giữa các nhân viên cũng là một trong những nhân tố góp phần làm nên thành công của sự kiện. Chính vì vậy, một trong những lưu ý khi tổ chức sự kiện không thể thiếu chính là vấn đề về nhân sự. Cần phân công công việc rõ ràng và sắp xếp đội hình hợp lý để sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ nhất.
🔺 Hệ thống âm thanh, ánh sáng
Ánh sáng chập chờn, sự cố điện hay âm thanh không ổn định cũng là “Điểm chết” của các sự kiện. Chính vì thế, khi tổ chức sự kiện, cần kiểm tra kỹ chất lượng của hệ thống âm thanh và ánh sáng để tránh các rủi ro trên.
🔺 Đơn vị hợp tác hoặc thuê ngoài
Khi tổ chức sự kiện, bạn cần hợp tác hoặc thuê ngoài một số đơn vị để thực hiện những công việc phụ trợ như: Quay phim, chụp ảnh,… Cần ký hợp đồng rõ ràng về giờ giấc, vị trí để tránh tình trạng đến giờ mà chẳng thấy đâu.
Sự kiện là tổng hoà của rất nhiều yếu tố quan trọng. Sai sót có thể xảy ra nếu Event Planner không nắm chắc những kiến thức cơ bản về sự kiện. Đừng quên 7 lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện để luôn có một chương trình chìn chu và chuyên nghiệp!
Hãy follow AiLike Media để không bỏ lỡ những điều thú vị về ngành tổ chức sự kiện nhé!
_____________________________________________________________________________________
Each event has its unique highlight, but there are still key points to remember for every program or event. Let's remember the following 7 important notes with AiLike Media:
🔺 Event scale
The scale of the event will significantly affect various factors such as venue, budget, staff, etc. Therefore, you should research the event scale before building a detailed plan.
🔺 Event location
It can be said that the venue is a critical aspect when organizing an event. When choosing a venue, you need to consider: the specific capacity of the space, traffic conditions, accompanying services, etc. Besides, selecting indoor or outdoor spaces should also align with the event's activities.
🔺 Date and time of the event
Date and time are essential considerations for any event. Particularly, this is an area that requires careful attention. The Event Planner should research and choose a time that suits most of the invited guests.
🔺 Weather conditions
Considering weather factors can help avoid many risks when organizing events. If the event is held during the dry season, an outdoor space would be ideal. However, if it’s during the rainy season, the planner should choose an indoor space or one with a roof to ensure the event runs smoothly.
🔺 Staffing
Effective teamwork is one of the factors contributing to the success of an event. Therefore, staffing is a key consideration in event planning. You should clearly assign tasks and arrange the team in a way that ensures the event runs smoothly.
🔺 Sound and lighting system
Unstable lighting, power failures, or inconsistent sound are the “killers” of events. Hence, when organizing an event, make sure to check the quality of the sound and lighting system carefully to avoid these risks.
🔺 External partners or contractors
When organizing events, you may need to collaborate or hire external units for support tasks such as filming, photography, etc. It’s important to have clear contracts regarding time, location, and services to avoid any last-minute issues.
Events are a combination of many crucial elements. Mistakes can happen if the Event Planner doesn’t have a firm grasp of basic event knowledge. Don’t forget these 7 essential notes when organizing an event to always deliver a polished and professional program!
Follow AiLike Media to not miss out on exciting event management tips!
Agency Team since 2024 
