27/11/2023
HƯỚNG DẪN CÁCH GHÉP, ĐÓNG CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN
Để thuận lợi cho việc kiểm tra & tìm kiếm chứng từ kế toán nên ghép chứng từ kế toán khoa học, dễ kiểm soát, dễ tìm kiếm, ngăn nắp, gọn gàng, bảo quản hồ sơ lâu dài.
1. Dụng cụ để kẹp chứng từ
1.1 Các loại kẹp chứng từ: to nhỏ khác nhau tùy theo độ dày mỏng của chứng từ, sử dụng từng loại kẹp cho phù hợp, không nên sử dụng kẹp to vào tập chứng từ nhỏ (rất dễ tuột & xộc xệch), ngược lại đừng dùng kẹp nhỏ vào tập chứng từ to (rất dễ hỏng kẹp, bị doãng kẹp không sử dụng được lâu)
1.2 Dụng cụ để đóng chứng từ
- Chứng từ kế toán rất hay dùng vào nhiều việc, lấy ra, ghép vào là chuyện đương nhiên vì vậy không nên đóng chết chứng từ, hoặc đóng đục lỗ buộc dây rất bất tiện cho việc lấy chứng từ ra khỏi quyển. Nên đóng đục lỗ & dùng nẹp lá lúa bằng inox hoặc bằng nhựa.
- Nẹp lá lúa bằng inox có tác dụng giữ chặt hơn nẹp nhựa nhưng rất dễ đứt tay, nên dán thêm 1 lớp băng dính trắng ở sau nẹp.
- Đục lỗ có nhiều loại & nhiều kích cỡ khác nhau, nếu có điều kiện Công ty nên đầu tư 3 loại đục lỗ to, trung, nhỏ
2. Cách ghép chứng từ:
- Để tiện lợi cho việc kiểm tra nên ghép chứng từ phân loại thành 3 mảng:
2.1 Chứng từ đầu ra bao gồm các loại sau:
- Phiếu thu
- Hóa đơn đầu ra
- Phiếu bán hàng kiêm phiếu xuất kho/Hóa đơn dịch vụ
- Phiếu kế toán liên quan đến đầu ra
- Phiếu xuất kho dùng cho sản xuất
Cách ghép như sau:
- Ưu tiên theo thứ tự ngày tháng hóa đơn đầu ra, theo thứ tự số hóa đơn đầu ra
- Ghép theo thứ tự như sau:
1. Phiếu thu (trường hợp thu bằng tiền mặt dưới 20 triệu),
2. Hóa đơn đầu ra
3. Phiếu xuất bán hàng kiêm phiếu xuất kho/ hóa đơn dịch vụ
4. Phiếu kế toán (nếu có), chứng từ liên quan khác kèm theo (nếu có như hợp đồng, BBBG, phiếu bảo hành . . . ) thành 1 bộ Ctu đầy đủ
- Nếu hóa đơn đầu ra trên 20 triệu thường sẽ không có phiếu thu.
- Phiếu thu tiền NH về quỹ, thu tiền hoàn tạm ứng, thu tiền vay vốn KD . . . (Kèm theo chứng liên quan nếu có)
- Phiếu xuất kho dùng cho sản xuất.
2.2 Chứng từ đầu vào có các loại phiếu sau:
- Phiếu chi
- Phiếu nhập kho (phập mua)
- Phiếu kế toán
- Phiếu nhập kho thành phẩm từ SX
Cách ghép như sau:
- Ưu tiên theo thứ tự ngày tháng hóa đơn đầu vào, số thứ tự trên phiếu
- Ghép theo thứ tự như sau:
1. Phiếu chi (trường hợp chi bằng tiền mặt dưới 20 triệu)
2. Hóa đơn đầu vào
3. Phiếu nhập kho (mua)
4. Phiếu kế toán (nếu có), chứng liên quan khác kem theo (nếu có như hợp đồng, BBBG, phiếu bảo hành . . . ) thành 1 bộ Chứng từ đầy đủ
- Nếu hóa đơn đầu ra trên 20 triệu thường sẽ không có phiếu chi.
- Phiếu chi tiền nộp vào Ngân hàng, chi tiền tạm ứng, chi tiền vay, chi tiền lương . . . (Kèm theo chứng từ liên quan nếu có)
- Phiếu nhập kho từ sản xuất
2.3 Chứng từ ngân hàng
- Sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, phiếu báo nợ báo có, sổ phụ
- Xếp riêng từng ngân hàng
(Không cần in chứng từ Báo nợ, báo có ở PMKT)
3. Cách đóng chứng từ
- Để quyển chứng từ vuông thành sắc cạnh, không bị thò thụt, b**g chứng từ ra khỏi quyển, cần ghép cẩn thận, ngay ngắn, tỷ mỉ, không nên cẩu thả, qua loa.
- Đục lỗ rất khoát, ngọt, sắc nét 1 phát ăn ngay, đừng ngập ngừng, gáy giấy nham nhở, rất xấu.
- Đóng từng quyển theo tháng hoặc theo quý
- Không nên đóng quyển quá mỏng, tốn bìa của ÔNG CHỦ, có thể đóng gộp. Nếu quyển quá dầy có thể đóng thành nhiều quyển, lưu ý đánh số thứ tự của quyển để dễ quản lý (VD Quyển 01/03 tức là quyển số 1 trên 3 quyển trong 1 tháng)
4. Các loại sổ kế toán cần thiết
- Sổ chi tiết tài khoản (Tất cả các tài khoản phát sinh trong kỳ báo cáo thì in sổ)
- Sổ tổng hợp công nợ
- Sổ chi tiết công nợ
- Sổ tổng hợp vật tư hàng hoá
- Sổ chi tiết vật tư hàng hoá
- Bảng thanh toán lương + Bảng chấp công + tổng hợp lương của toàn thể CBCNV + Hợp đồng LĐ có kèm theo CMT
- Tờ khai thuế GTGT có kèm theo bảng kê chi tiết đầu ra, đầu vào
- Quyển Báo cáo tài chính.
LƯU Ý: CÁC LOẠI SỔ KẾ TOÁN ĐỀU LƯU TRỮ FILE MỀM để khi quyết toán thuế được nhanh nhất.
5. Bìa chứng từ đơn giản, đủ nội dụng:
- Tên đơn vị chủ quản: VD Sở KH & ĐT TP Hải Phòng
- Tên Công ty:
- Mã số thuế
- Tên quyển chứng từ:
+ Chứng từ kế toán đầu ra
+ Chứng đầu vào
+ Chứng từ ngân hàng
+ Chứng từ kế toán
+ Tên các sổ kế toán ở mục 4
-Tên thời gian: VD Tháng 01/2023; Quý 01/2023, Năm 2023,...
Nguồn ST: MS TÂN KẾ TOÁN.
