26/05/2023
La numérisation de documents consiste à créer une copie numérique, accessible et exploitable en ligne, d’un document original au format papier.
La numérisation est un avantage pour les entreprises :
👉Gestion : optimise le temps passé à la gestion des documents
👉Stockage : libère de l’espace et évite l'encombrement de votre bureau par des documents papiers
👉Accessibilité : permet l’accès à vos documents à partir de n’importe quel endroit
👉Productivité : recherche plus simple, plus rapide
👉Démarche écologique : Réduire votre consommation de papier représente une démarche RSE.
Les défis de l'archivage numérique :
Chaque entreprise est confrontée à une double gestion de l'archivage des informations, papier et numérique. Le défi est de rester rigoureux dans l’organisation et l’archivage tout en menant son activité de front. La numérisation permet de gagner en efficacité, en temps de traitement et en simplicité tout en ayant une vision globale de ses archives.
Il existe plusieurs supports d'archivage numérique que vous pouvez utiliser :
- Disques durs externes
- Cloud (Google drive, pCloud)
- Clés USB
- Ordinateurs
Veillez à toujours copier vos documents numériques sur plusieurs supports en cas d’endommagement, de perte, de vol.
Vous pouvez aussi opter pour l’archivage chez un prestataire spécialisé comme numerize.com ou Société Générale d'Archives.
Les échanges d'informations avec votre environnement (fournisseurs, clients, administration, partenaires) se font de plus en plus en format numérique.
Avez-vous déjà adopté cette démarche ?